Arbeitszeugnis: Vorlage und Tipps

Sie wollen sich vergewissern, dass die Formulierungen in Ihrem Arbeitszeugnis vorteilig für Sie sind? Oder möchten Sie fachkundig prüfen lassen, welche Note Ihr Arbeitszeugnis entspricht und ob Ihr Zeugnis Verbesserungsbedarf hat?

Im folgenden Artikel erläutern wir, was die genauen gesetzlichen Grundlagen für Arbeitszeugnisse sind (dazu unter 1.), welche Arten von Arbeitszeugnissen es gibt (dazu unter 2.) und welche Formulierungen ein qualifiziertes Zeugnis enthalten sollte (dazu unter 3.). Weiterhin erklären wir, auf welche Codes und Formulierungen man achten muss, um ein Zeugnis richtig zu lesen (dazu unter 4.) und zeigen ein Muster eines „guten“ Arbeitszeugnisses auf (dazu unter 5.).

Anschließend beantworten wir häufige Fragen (dazu unter 6.) und geben einen Überblick über relevante Urteile (dazu unter 7.).

1. Was sind die gesetzlichen Grundlagen für Arbeitszeugnisse?

Die gesetzlichen Grundlagen für Arbeitszeugnisse finden sich grundsätzlich in § 109 der Gewerbeordnung (GewO). Hiernach haben Arbeitnehmer bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf ein klar und verständlich formuliertes schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss stets wahrheitsgemäß und wohlwollend formuliert sein, um dem Arbeitnehmer weder zu schaden noch ihn in einem unrichtigen Licht darzustellen.

Arbeitnehmer können ihr Recht auf Erstellung eines Arbeitszeugnisses in folgenden Situationen geltend machen:

• Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Zwischenzeugnis: Während eines laufenden Arbeitsverhältnisses können Arbeitnehmer in bestimmten Situationen ein Zwischenzeugnis verlangen (Beispiel: Wechsel eines Vorgesetzen, interne Versetzung oder bevorstehende Elternzeit). Zwischenzeugnisse haben denselben Inhalt und dieselben Anforderungen wie abschließende Zeugnisse und dienen Arbeitnehmern als Referenz für etwaige Bewerbungen.

Arbeitgeber sind, wenn Arbeitnehmer dies verlangen, zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses verpflichtet. Im Gegensatz zum Endzeugnis haben Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses. Arbeitszeugnisse dürfen keine versteckten Codes oder Formulierungen enthalten, die das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers behindern könnten.

Dieser Anspruch besteht unabhängig der Beschäftigungsart, insofern haben beispielsweise auch

• Minijobber,
• Teilzeitkräfte oder
• Auszubildende

einen Anspruch hierauf. Zeugnisse müssen eigenhändig vom Arbeitgeber oder einer vertretungsberechtigten Person unterschrieben werden und sind in elektronischer Form ausgeschlossen.

Merke: Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf ein wohlwollendes Arbeitszeugnis.

2. Welche Arten von Arbeitszeugnissen unterscheidet man?

Im Rahmen von Arbeitszeugnissen unterscheidet man zwischen zwei Hauptarten:

• Einfaches Arbeitszeugnis:

Einfache Arbeitszeugnisse enthalten mindestens Angaben zur Art und Dauer der Beschäftigung, ohne jedoch Bewertungen zu Verhalten und Leistung. Es ist in der Regel kurz und beschränkt sich auf grundlegende Informationen wie Position und Tätigkeitsbereich.

• Qualifiziertes Arbeitszeugnis:

Qualifizierte Arbeitszeugnisse erstrecken sich inhaltlich zusätzlich auf eine Bewertung der Leistungen und des Verhaltens des Arbeitnehmers im Arbeitsverhältnis. Es ist umfassender als das einfache Zeugnis und bietet detaillierte Informationen zu Fachkenntnissen, Arbeitsweise, Sozialverhalten und weiteren wichtigen Aspekten.

In der Praxis ist in Deutschland das qualifizierte Arbeitszeugnis der Standard, da es den zukünftigen Arbeitgebern mehr relevante Informationen bietet als das einfache Zeugnis.

Merke: Qualifizierte Arbeitszeugnisse enthalten, im Gegensatz zu einfachen, zusätzlich eine Bewertung der Leistungen und des Verhalten des Arbeitnehmers im Arbeitsverhältnis!

3. Was sind die Anforderungen an ein qualifiziertes Zeugnis?

Folgende Aspekte sollten grundlegend in qualifizierten Zeugnissen enthalten sein:

• Kopfzeile: Angaben zum Arbeitgeber inklusive Firmennamens, Ort und Datum.
• Einleitung: Informationen zur Person des Arbeitnehmers, zur Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie zur Position.
• Beschreibung der Tätigkeit: Konkrete Auflistung und Beschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die der Arbeitnehmer übernommen hat.
• Beschreibung der Leistung: Einschätzung der Arbeitsqualität und -quantität, Fachkompetenz, Arbeitsstil, Belastbarkeit, Eigeninitiative und anderer relevanter Aspekte.
• Beurteilung des Verhaltens: Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers im Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und ggf. Kunden.
• Abschlussformel: Ausdruck des Bedauerns über das Ausscheiden des Mitarbeiters, Dank für die geleistete Arbeit sowie optionale Zukunftswünsche (optional; Arbeitnehmer haben der Rechtsprechung nach, keinen grundsätzlichen Anspruch auf eine Abschlussformel)

Merke: Qualifizierte Zeugnisse enthalten bestimmte Anforderungen wie beispielsweise das Enthalten einer Abschlussformel. Arbeitnehmer haben jedoch keinen grundsätzlichen Anspruch auf eine Abschlussformel.

4. Auf welche Formulierungen und Codes muss man achten, um Zeugnisse richtig zu lesen?

Um Zeugnisse richtig zu lesen, muss man auf die oft speziellen Formulierungen achten, die zwischen den Zeilen eine bestimmte Bewertung vermitteln. Zu den wichtigsten Bereichen, auf die Arbeitnehmer achten sollten, gehören:

Leistungsbewertung:

• „Stets zur vollsten Zufriedenheit“ = signalisiert eine sehr gute Bewertung
• „Zur Zufriedenheit“ oder „im Großen und Ganzen zufriedenstellend“ = weist auf durchschnittliche bis schlechte Leistungen hin

Verhaltensbewertung:

• „Einwandfreies Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen“ = positiv
• Fehlen solcher Aussagen oder schwächere Formulierungen weisen auf Defizite im Sozialverhalten hin

Schlussformulierung:

• Aussage zur zukünftigen Entwicklung oder
• Bedauern über das Ausscheiden
• Fehlt dieser Punkt oder fällt nur schwach aus, kann dies auf eine Unzufriedenheit des Arbeitgebers hinweisen

Indirekte Aussagen und Codes:

• Zeugnisse dürfen keine negativen Informationen enthalten, dennoch haben sich mit der Zeit bestimmte „Zeugniscodes“ entwickelt
• „War bemüht“ = oft verdeckte Kritik

Bei Unsicherheiten bezüglich Formulierungen in Ihrem Arbeitszeugnis können Sie sich gerne von uns fachkundig beraten lassen.

Merke: Achten Sie auf die versteckten Formulierungen in Arbeitszeugnissen! Unsere Experten beraten Sie gerne hierzu.

5. Muster: Arbeitszeugnis Note „gut“

Nachfolgend eine Vorlage für ein Arbeitszeugnis mit der Note „gut“.

Bitte beachten Sie, dass die hier angebotenen Formulierungsvorschläge unverbindlich sind und keine rechtliche Beratung darstellen. Es wird keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit des Musters übernommen, da die rechtlichen Anforderungen je nach Fall unterschiedlich sein können.

Im Folgenden wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die Bezeichnung „Arbeitnehmer“ verwendet.

(Briefkopf des Arbeitgebers)

Zeugnis

(Datum)

(Name Arbeitnehmer), geboren am (Geburtsdatum) in (Geburtsort), war vom (Datum) bis zum (Datum) als (Tätigkeit) in unserem Unternehmen beschäftigt.

Die (Arbeitgeber) ist ein Unternehmen der Musterbranche. (Kurze Unternehmensbeschreibung mit Art und Tätigkeit und Größe).

Zu seinen Aufgaben zählten:

• (Aufgabe A)
• (Aufgabe B)
• (Aufgabe C)

(Name Arbeitnehmer) hat seine Fähigkeiten durch stetige Weiterbildung ausgeweitet und sich zum (Tätigkeit) weiterentwickelt. In den letzten Jahren war er mit der Leitung der (Abteilung) mit 15 Mitarbeitern betraut.

Unter der Leitung von (Name Arbeitnehmer) stiegen die Umsatzzahlen der von ihm geleiteten Abteilung erfreulich an und übertrafen in den letzten Jahren jeweils unsere Erwartungen. (Name Arbeitnehmer) zeichnete sich durch eine schnelle Auffassungsgabe und gutes Verständnis für komplexe Problemstellungen aus. Durch Anregungen von (Name Arbeitnehmer) zur Neuorganisation interner Betriebsabläufe konnte unser Unternehmen erhebliche Einsparungen verzeichnen. Die ihm übertragenen Aufgaben hat (Name Arbeitnehmer) stets mit großer Sorgfalt und Umsicht zu unserer vollen Zufriedenheit ausgeführt.

Hervorzuheben ist sein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit. Er war sowohl bei seinen Vorgesetzten, Mitarbeitern und unseren Geschäftspartnern aufgrund seiner Hilfsbereitschaft und seines aufgeschlossenen Wesens beliebt und sein Verhalten war stets vorbildlich. Aufgrund seiner natürlichen Autorität wurde (Name Arbeitnehmer) allseits respektiert und führte die Abteilung (Abteilung) mit 15 Mitarbeitern erfolgreich.

(Name Arbeitnehmer) verlässt uns auf eigenen Wunsch, um sich beruflich zu verändern. Wir bedauern sein Ausscheiden, bedanken uns für die gute und erfolgreiche Zusammenarbeit und wünschen (Name Arbeitnehmer) für seinen weiteren beruflichen und privaten Lebensweg weiterhin alles Gute.

(Arbeitgeber, Ort, Datum)

(Unterschrift – mit Funktion, bei Vertreter auch Vertretungsbefugnis)

6. Häufige Fragen zu Arbeitszeugnissen

a) Wie lange haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Erstellung eines Arbeitszeugnisses nach Ende des Arbeitsverhältnisses?

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Arbeitnehmer bis zu 3 Jahre Zeit das Recht, ein Arbeitszeugnis zu verlangen. Die Ansprüche verjähren in der Regel nach 3 Jahren (§ 195 BGB). Das Zeugnis sollte allerdings zeitnah eingefordert werden, um die Erinnerung des Arbeitgebers an die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers nicht verblassen zu lassen, insbesondere bei einem Wechsel Ihres bisherigen Vorgesetzten.

b) Mein Arbeitgeber hat mich gebeten, mein Arbeitszeugnis selbst zu formulieren – geht das?

Oft bitten Arbeitgeber Ihre Angestellten einen eigenen Zeugnisentwurf zu erstellen. Dies ist zulässig. Arbeitnehmer können so sicherstellen, dass die Formulierungen Ihren Vorstellungen entsprechen. Dennoch behält der Arbeitgeber das letzte Wort und kann Änderungen vornehmen, die er für erforderlich hält.

c) Kann ich bei negativen Formulierungen in meinem Zeugnis vor Gericht klagen?

Ja, Sie können gegen ein Zeugnis klagen, wenn es versteckte negative Formulierungen enthält oder nicht wohlwollend geschrieben ist (sogenannte Zeugnisberichtigungsklage). Das Gericht prüft in diesen Fällen, ob das Zeugnis eine angemessene und faire Bewertung darstellt. Arbeitnehmer haben regelmäßig gute Chancen, wenn das Zeugnis ungerechtfertigt negative Auswirkungen auf ihre berufliche Zukunft haben könnte.

d) Kann ein Arbeitszeugnis auch nach einer Kündigung ausgestellt werden?

Ja, auch nach Kündigung kann ein Zeugnis ausgestellt werden. Ihr Anspruch als Arbeitnehmer gilt unabhängig vom Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Sie haben daher einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, auch wenn das Arbeitsverhältnis durch Kündigung endet. Die Bewertung muss sich weiterhin an den gleichen Grundsätzen gemäß § 109 GewO orientieren und darf durch den Grund der Kündigung nicht nachteilig beeinflusst werden.

e) Spielt die Länge eines Arbeitszeugnisses eine Rolle?

Die Länge eines Arbeitszeugnisses sollte dem Umfang und der Dauer der Beschäftigung angemessen sein. Ein kurzes Zeugnis für eine langjährige Beschäftigung könnte als nachteilig interpretiert werden. Andererseits ist es normal, dass Zeugnisse für kurze Arbeitsverhältnisse weniger umfangreich ausfallen.

7. Rechtsprechung zu Arbeitszeugnissen

• Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Zeugnis bescheinigt, er habe seine Leistungen „zur vollen Zufriedenheit“ erbracht, hat der Arbeitnehmer im Rechtsstreit vor den Gerichten für Arbeitssachen die Tatsachen vorzutragen und zu beweisen, die eine bessere Schlussbeurteilung rechtfertigen sollen (BAG 18.11.2014 – 9 AZR 584/13).
• Aussagen über persönliche Empfindungen des Arbeitgebers in einer Schlussformel, z.B. Dank für die Zusammenarbeit, gehören nicht zum erforderlichen Inhalt eines Arbeitszeugnisses. Ist der Arbeitnehmer mit einer vom Arbeitgeber in das Zeugnis aufgenommenen Schlussformel nicht einverstanden, hat er keinen Anspruch auf Ergänzung oder Umformulierung der Schlussformel, sondern nur Anspruch auf die Erteilung eines Zeugnisses ohne Schlussformel (BAG 11.12.2012 – 9 AZR 227/11).
• Bescheinigt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in einem Zeugnis: „Wir haben Herrn K. als sehr interessierten und hochmotivierten Mitarbeiter kennen gelernt, der stets eine sehr hohe Einsatzbereitschaft zeigte“, handelt es sich nicht um eine dem Gebot der Zeugnisklarheit widersprechende verschlüsselte Formulierung (Geheimcode). Mit der Wendung „kennen gelernt“ bringt der Arbeitgeber nicht zum Ausdruck, dass die im Zusammenhang angeführten Eigenschaften tatsächlich nicht vorliegen (BAG 15.11.2011 – 9 AZR 386/10).
• Auch im öffentlichen Dienst ist der Zeugnisanspruch eines Angestellten regelmäßig nur dann erfüllt, wenn das Zeugnis von einem ranghöheren Bediensteten unterschrieben ist. War der Angestellte als wissenschaftlicher Mitarbeiter tätig, ist das Zeugnis zumindest auch von einem der ihm vorgesetzten Wissenschaftler zu unterzeichnen. Eine von diesem Grundsatz abweichende behördeninterne Regelung der Zeichnungsbefugnis rechtfertigt keine Ausnahme (BAG 04.10.2005 – 9 AZR 507/04).
• Haben die Parteien im Vergleich im Zusammenhang mit der Zeugniserteilung vereinbart, dass der Arbeitnehmer ein Vorschlagsrecht hat, von dem Arbeitgeber nur aus wichtigem Grund abweichen darf, haben sie zulässigerweise die Formulierungshoheit auf den Arbeitnehmer übertragen. Weicht der Arbeitgeber vom Entwurf durch Steigerungen nach „oben“ ab, ist der titulierte Zeugnisanspruch nicht erfüllt, wenn sich aus dem Gesamteindruck des Zeugnisses ergibt, dass die Bewertungen durch ihren ironisierenden Charakter nicht ernstlich gemeint sind (LAG Hamm 14.11.2016 – 12 Ta 475/16).
• Das Zeugnisdatum, mit dem ein qualifiziertes Arbeitsendzeugnis versehen wird, hat regelmäßig den Tag der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu bezeichnen, nicht dagegen den Tag, an dem das Zeugnis tatsächlich physisch ausgestellt worden ist (LAG Köln 27.03.2020 – 7 Ta 200/19).
• Die Erteilung eines Arbeitszeugnisses unterliegt der gesetzlichen Schriftform. Die Unterschrift muss in der Weise erfolgen, wie der Unterzeichner auch sonst wichtige betriebliche Dokumente unterzeichnet. Weicht der Namenszug hiervon ab, liegt lediglich ein Handzeichen vor, das nach § 126 Abs. 1 BGB der notariellen Beglaubigung oder nach § 129 Abs. 2 BGB der notariellen Beurkundung bedarf. Es bleibt offen, ob Arbeitszeugnisse unter diesen Voraussetzungen wirksam mit einem Handzeichen unterzeichnet werden können. Eine quer zum Zeugnistext verlaufende Unterschrift begründet regelmäßig Zweifel an dessen Ernsthaftigkeit und verstößt damit gegen § 109 Abs. 2 Satz 2 GewO. Dabei kommt es nicht auf die subjektive Zwecksetzung des Unterzeichnenden an (LAG Hamm 27.07.2016 – 4 Ta 118/16).

Sollen wir Ihr Arbeitszeugnis auf Richtigkeit überprüfen oder benötigen Sie sonstigen fachkundigen Rat in diesem Zusammenhang? Dann melden Sie sich gerne bei uns.