Rückzahlung von Fortbildungskosten

Möchten Sie sich als Arbeitnehmer informieren, ob Ihr Arbeitgeber bei Kündigung Ihrerseits die Rückzahlung der Fortbildungskosten zurückverlangen kann? Oder wollen Sie wissen, wie sich die Staffelung der Bindungsdauer gestaltet?

Nachfolgend erläutern wir, was eine Fortbildungsrückzahlungsvereinbarung ist (dazu unter 1.), unter welchen Umständen Rückzahlungsvereinbarungen wirksam sein können (dazu unter 2.) und wie lang die Bindungsfristen sein dürfen (dazu unter 3.). Zudem erklären wir, was eine Staffelung der Rückzahlung ist (dazu unter 4.) und wann die Rückzahlung im Einzelfall entfallen kann (dazu unter 5.).

Anschließend beantworten wir häufige Fragen (dazu unter 6.) und geben einen Überblick über relevante Urteile (dazu unter 7.).

1. Was ist eine Fortbildungsrückzahlungsvereinbarung?

Fortbildungen haben in der heutigen Arbeitswelt stark an Bedeutung gewonnen und nicht mehr weg zu denken.  Unternehmen investieren in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter,

• um deren Fähigkeiten zu verbessern und
• den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.

Diese Fortbildungen sind jedoch oft mit hohen Kosten verbunden. Um sicherzustellen, dass sich die Investition lohnt, vereinbaren daher viele Arbeitgeber sogenannte (Fortbildungs-)Rückzahlungsvereinbarungen.

Fortbildungsrückzahlungsvereinbarungen werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geschlossen, wenn der Arbeitgeber die Kosten für eine berufliche Weiterbildung übernimmt. In dieser Vereinbarung verpflichtet sich der Arbeitnehmer, bei vorzeitiger Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Fortbildungskosten ganz oder teilweise zurückzuzahlen. Der Zweck solcher Vereinbarungen ist es, sicherzustellen, dass der Arbeitgeber einen Nutzen aus der Investition in die Weiterbildung des Arbeitnehmers zieht.

Beispiele für Fortbildungskosten:

• Kurs- oder Seminargebühren
• Reisekosten und Übernachtungen im Rahmen der Fortbildung
• Kosten für Schulungsmaterialien
• Gehaltsfortzahlung während der Fortbildungszeit

Die Bestimmungen für Fortbildungs- bzw. Rückzahlungsvereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind prinzipiell sehr streng, auch von Juristen formulierte Vereinbarungen können regelmäßig fehlerhaft und damit unwirksam sein.

Typische Fehler auf Seiten des Arbeitgebers können beispielsweise sein:

• Formulierungen sind unklar.
• Wortwahl ist missverständlich.
• Rückzahlungsbetrag ist nicht konkret bestimmbar.
• Bindungsdauer ist im Verhältnis zu den Fortbildungskosten unangemessen.

Insofern lohnt es sich in diesem Rahmen oft für Arbeitnehmer die Vereinbarungen bei Rückzahlungsforderung des Arbeitgebers fachkundig überprüfen zu lassen.

Beispiel 1: Fortbildung und vorzeitige Kündigung

Eine Arbeitnehmerin hat erfolgreich an einer Weiterbildung teilgenommen, die der Arbeitgeber vollständig finanziert hat. Die Weiterbildungskosten betrugen 5.000 €, und die vereinbarte Bindungsfrist betrug drei Jahre. Nach zwei Jahren kündigt die Arbeitnehmerin das Arbeitsverhältnis, um zu einem anderen Unternehmen zu wechseln. In diesem Fall muss sie anteilig 50 % der Fortbildungskosten, also 2.500 €, an den Arbeitgeber zurückzahlen.

Merke: Rückzahlungsvereinbarungen müssen klar formuliert sein – unklare oder unverhältnismäßige Klauseln sind oft unwirksam.

2. Wann können Rückzahlungsvereinbarungen wirksam sein?

Rückzahlungsvereinbarung müssen, wie oben ausgeführt, strengen rechtlichen Anforderungen entsprechen, um wirksam zu sein.

Der Arbeitnehmer darf insofern u.a. nicht unangemessen benachteiligt werden und die Vereinbarung muss klar und verständlich formuliert sein.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die eine solche Vereinbarung ebenfalls beinhalten muss:

• Bindungsfrist verhältnismäßig: Die Dauer der Bindungsfrist, in der der Arbeitnehmer verpflichtet ist, im Unternehmen zu bleiben, muss in einem angemessenen Verhältnis zu den Fortbildungskosten stehen. Eine zu lange Bindungsfrist kann die Unwirksamkeit der Vereinbarung zur Folge haben.
• Transparenz: Die Vereinbarung muss klar definieren, welche Fortbildungskosten erstattet werden sollen und in welchen Fällen eine Rückzahlungspflicht besteht. Es sollte deutlich hervorgehen, unter welchen Bedingungen der Arbeitnehmer zur Rückzahlung verpflichtet ist. Die Art und der Umfang der Fortbildungsmaßnahme müssen daher genau definiert werden. Auch die Kostenübernahme muss präzise festgelegt werden. Beispiel:
  • Kursgebühren,
  • Reisekosten,
  • Unterkunftskosten,
  • Materialkosten und
  • gegebenenfalls Verpflegungskosten.
• Beendigungsgründe: Eine Rückzahlungspflicht kann nicht für jede Beendigung des Arbeitsverhältnisses festgelegt werden. Wenn das Arbeitsverhältnis beispielsweise durch den Arbeitgeber gekündigt wird, etwa aus betriebsbedingten Gründen, ist eine Rückzahlung nicht zulässig. Auch wenn der Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen kündigt, sollte keine Rückzahlungspflicht bestehen.

Merke: Die Bindungsfrist muss in einem angemessenen Verhältnis zu den Fortbildungskosten stehen – zu lange Fristen können zur Unwirksamkeit führen.

3. Wie lang sind die Bindungsfristen?

Die Bindungsfrist in Bezug auf Fortbildungsrückzahlungsvereinbarungen bedeutet, dass der Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum verpflichtet ist, nach der Fortbildung im Unternehmen zu bleiben, um von der „kostenlosen“ Fortbildung zu profitieren. Diese Bindungsfrist muss in einem angemessenen Verhältnis zu den Fortbildungskosten und der Dauer der Fortbildung stehen. Kündigen Arbeitnehmer also vor Ablauf dieser Fristen, kann es sein, dass sie den Restbetrag der Fortbildung an den Arbeitgeber zurückzahlen müssen.

Nach der Rechtsprechung gelten folgende Orientierungswerte:

• Bei 1 Monat bezahlter Freistellung: 6 Monate Bindung
• Bei 2 Monaten bezahlter Freistellung: 12 Monate Bindung
• Bei 3 bis 4 Monaten bezahlter Freistellung: 24 Monate Bindung
• Bei 6 bis 12 Monaten bezahlter Freistellung: 36 Monate Bindung
• Bei 24 Monaten bezahlter Freistellung: 60 Monate Bindung

Diese Zeiträume sind Richtwerte und können je nach dem Marktwert der erworbenen Qualifikation nach oben oder unten angepasst werden. Erhält der Arbeitnehmer die Übernahme der Fortbildungskosten anstatt bezahlter Freistellung, dann sind die oben genannten Maßstäbe wirtschaftlich zu übertragen.

Beispiel 2: Kündigung durch den Arbeitgeber

Ein Arbeitnehmer hat an einer Fortbildung teilgenommen, die der Arbeitgeber finanziert hat. Die vereinbarte Bindungsfrist beträgt zwei Jahre. Der Arbeitnehmer wird nach einem Jahr aus betriebsbedingten Gründen entlassen. In diesem Fall entfällt die Rückzahlungsverpflichtung, da der Arbeitnehmer keine Schuld an der Beendigung des Arbeitsverhältnisses trägt.

Merke: Eine gestaffelte Rückzahlung ist erforderlich – die Rückzahlungspflicht muss sich über die Zeit reduzieren.

4. Was bedeutet eine Staffelung der Rückzahlung?

Die Rückzahlungspflichten müssen sich während der Bindungsdauer zeitanteilig reduzieren, ansonsten kann die Vereinbarung unwirksam sein. Rückzahlungsvereinbarungen enthalten daher oft eine Staffelung der Rückzahlungspflicht. Diese stellt sicher, dass der Arbeitnehmer nicht die gesamten Kosten zurückzahlen muss, wenn er nur kurz vor Ende der Bindungsfrist kündigt. Das bedeutet, dass die Rückzahlungspflicht über die Zeit abnimmt.

Eine solche Staffelung ist fair und stellt sicher, dass der Arbeitnehmer nur einen anteiligen Betrag zurückzahlen muss, wenn er das Unternehmen verlässt, nachdem bereits ein Teil der Bindungsfrist erfüllt wurde. Dabei ist zu beachten, dass die Staffelung in der Regel monatlich zu reduzieren ist und nicht jährlich.

5. Wann kann die Rückzahlungspflicht entfallen?

Es gibt bestimmte Umstände, unter denen die Rückzahlungspflicht entfällt. Die meisten hängen, wie oben ausgeführt, mit der Unwirksamkeit der Rückzahlungsvereinbarung zusammen. Dazu gehören allerdings insbesondere auch Situationen, in denen der Arbeitnehmer keine Schuld an der Beendigung des Arbeitsverhältnisses trägt. Hier einige Beispiele:

• Kündigung durch den Arbeitgeber: Kündigt der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis (Beispiel: Betriebliche oder sonstige Gründe), dann entfällt die Rückzahlungspflicht regelmäßig. Durch eine arbeitgeberseitige Kündigung darf der Arbeitnehmer nicht finanziell belastet werden. Mehr zum Kündigungsschutz erfahren Sie hier.
• Krankheitsbedingte Kündigung: Ist der Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr in der Lage, seine Arbeit zu verrichten, und das Arbeitsverhältnis aus diesem personenbedingten Grund beendet wird, entfällt ebenfalls die Rückzahlungspflicht.
• Mobbing oder andere unzumutbare Arbeitsbedingungen: Verlässt der Arbeitnehmer das Unternehmen, aufgrund von Mobbing oder anderen unzumutbaren Arbeitsbedingungen, dann wird in diesen Fällen eine Rückzahlungsverpflichtung auch oft als unzulässig angesehen. Mehr zum Thema „Mobbing“ erfahren Sie hier.

Sie sollten, bevor Sie eine Fortbildungsvereinbarung unterzeichnen sicherstellen, dass die Rückzahlungsvereinbarung klar formuliert ist und keine unangemessenen Bedingungen enthält. Im Zweifel sollten Sie den Vertrag von einem Anwalt für Arbeitsrecht prüfen lassen. Achten Sie weiterhin darauf, dass die Dauer der Bindungsfrist in einem angemessenen Verhältnis zu den Kosten und der Dauer der Fortbildung steht. Und klären Sie, unter welchen Umständen die Rückzahlungspflicht entfällt (Beispiel: bei Krankheit oder arbeitgeberseitigen Kündigung).

Merke: Lassen Sie Fortbildungsrückzahlungsvereinbarungen rechtlich prüfen, um unfaire Bedingungen zu vermeiden.

6. Häufige Fragen zu Rückzahlung von Fortbildungskosten

a) Müssen Fortbildungsrückzahlungsvereinbarung schriftlich vereinbart werden?

Ja, Fortbildungsrückzahlungsvereinbarungen sollten stets schriftlich festgehalten werden. Hierdurch können spätere Missverständnisse oder Streitigkeiten vermieden werden. Mündliche Vereinbarungen sind zwar grundsätzlich auch möglich, allerdings nur schwer nachweisbar und können zu rechtlichen Unsicherheiten führen.

b) Kann mein Arbeitgeber die Fortbildungskosten auch zurückfordern, wenn ich selbst kündige?

Grundsätzlich ja, kann der Arbeitgeber die Fortbildungskosten zurückfordern, wenn Sie selbst kündigen. Dies gilt allerdings nur, wenn er dies klar und präzise formuliert in einer Rückzahlungsvereinbarung festgelegt hat und die Kündigung innerhalb der vereinbarten Bindungsfrist erfolgt. Die Rückzahlungsforderung muss auch verhältnismäßig sein und darf Arbeitnehmer nicht übermäßig benachteiligen.

c) Muss ich die Fortbildungskosten zurückzahlen, wenn mein Arbeitgeber kündigt?

Kündigt Ihr Arbeitgeber Ihnen – sei es betriebsbedingt, personenbedingt oder verhaltensbedingt – entfällt in den meisten Fällen die Rückzahlungspflicht. Der Arbeitnehmer darf nicht für den Verlust des Arbeitsplatzes bestraft werden, wenn er keine Schuld an der Beendigung trägt. Dies ist jedoch von Fall zu Fall unterschiedlich.

d) Kann mein Arbeitgeber auch dann Fortbildungskosten zurückverlangen, wenn die Fortbildung keinen Nutzen gebracht hat?

Ob die Fortbildung für den Arbeitgeber erfolgreich war oder nicht, spielt grundsätzlich keine Rolle. Solange die vereinbarten Bedingungen zur Rückzahlungspflicht erfüllt sind, bleibt diese bestehen. Der Erfolg der Fortbildung ist nicht ausschlaggebend für die Gültigkeit der Vereinbarung.

e) Wie lange darf die Bindungsfrist maximal sein?

Die Dauer der Bindungsfrist muss in einem angemessenen Verhältnis zu den Fortbildungskosten und der Dauer der Fortbildung stehen. Eine übermäßig lange Bindungsfrist kann als unangemessen betrachtet und unwirksam sein. Orientierungswerte können beispielsweise eine maximal 6 Monate lange Bindung bei Fortbildungskosten in Höhe von bis zu EUR 1.000 oder maximal 12 Monate bei Kosten bis zu EUR 2.000 sein.

f) Muss ich Fortbildungskosten zurückzahlen, wenn ich aufgrund von Krankheit kündige?

Kündigen Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen, die eine Weiterbeschäftigung unmöglich machen, dann entfällt grundsätzlich die Rückzahlungspflicht. Dies gilt auch für eine krankheitsbedingte Kündigungen durch den Arbeitgeber.

g) Was passiert, wenn ich die Fortbildung abbreche?

Wenn Sie die Weiterbildung aus einem Grund abbrechen, den sie zu vertreten haben, dann kann der Arbeitgeber unter Umständen die bereits entstandenen Kosten zurückverlangen. Das hängt jedoch von den konkreten Vereinbarungen und der Art des Abbruchs ab. Ein Abbruch aus persönlichen oder gesundheitlichen Gründen kann die Rückzahlungsforderung unzulässig machen.

h) Muss die Rückzahlung immer in voller Höhe erfolgen?

Oft wird eine gestaffelte Rückzahlung vereinbart, die die Rückzahlungspflicht anteilig nach der bereits verstrichenen Bindungszeit reduziert. Kündigt der Arbeitnehmer beispielsweise kurz vor Ablauf der Bindungsfrist, kann eine anteilige Rückzahlung vorgesehen sein, sodass nur ein Teil der Kosten zurückgezahlt werden muss.

i) Gibt es Situationen, in denen eine Rückzahlungsvereinbarung grundsätzlich unwirksam ist?

Ja, eine Rückzahlungsvereinbarung kann unwirksam sein, wenn sie den Arbeitnehmer

• unangemessen benachteiligt oder
• keine ausreichende Transparenz bezüglich der Rückzahlungspflicht und der Bindungsdauer besteht.

Außerdem dürfen keine pauschalen Klauseln verwendet werden, die unabhängig von der Art der Kündigung zur Rückzahlung verpflichten.

7. Rechtsprechung zu Rückzahlung von Fortbildungskosten

• Eine Klausel in einer vorformulierten Vereinbarung, wonach der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Kosten der Aus- oder Fortbildung zu erstatten hat, wenn er vor dem Abschluss der Ausbildung auf eigenen Wunsch oder aus seinem Verschulden aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, benachteiligt den Arbeitnehmer regelmäßig nicht unangemessen iSd. § 307 Abs. 1 BGB. Dies gilt grundsätzlich auch dann, wenn die Aus- oder Weiterbildung nicht in einem „Block“, sondern in mehreren, zeitlich voneinander getrennten Abschnitten erfolgt, sofern nach der Vereinbarung die zeitliche Lage der einzelnen Aus- oder Fortbildungsabschnitte den Vorgaben der Aus- oder Fortbildungseinrichtung entspricht und die vertragliche Vereinbarung dem Arbeitgeber nicht die Möglichkeit einräumt, allein nach seinen Interessen die Teilnahme an den jeweiligen Aus- oder Fortbildungsabschnitten oder deren zeitliche Lage festzulegen (BAG 19.01.2011 – 3 AZR 621/08).
• Es ist grundsätzlich zulässig, in vom Arbeitgeber gestellten Allgemeinen Geschäftsbedingungen die Rückzahlung von Fortbildungskosten zu vereinbaren und die Höhe des Rückzahlungsbetrages davon abhängig zu machen, ob der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis innerhalb einer bestimmten Bindungsdauer beendet. Die Bindungsdauer darf den Arbeitnehmer nicht entgegen den Geboten von Treu und Glauben benachteiligen. Ob dies der Fall ist, bestimmt sich nach Regelwerten, die jedoch einzelfallbezogenen Abweichungen zugänglich sind. Gibt der Arbeitgeber eine zu lange Bindungsdauer vor, ist die daran geknüpfte Rückzahlungsklausel grundsätzlich insgesamt unwirksam. Ein Rückzahlungsanspruch besteht nicht. Jedoch kann im Wege der ergänzenden Vertragsauslegung die unzulässige Bindungsdauer auf eine zulässige zurückgeführt werden, wenn es wegen der einzelfallbezogenen Betrachtung für den Arbeitgeber objektiv schwierig war, die zulässige Bindungsdauer im Einzelfall zu bestimmen. Verwirklicht sich dieses Prognoserisiko, ist die Bindungsdauer durch ergänzende Vertragsauslegung zu bestimmen (BAG 14.01.2009 – 3 AZR 900/07).
• Eine vom Arbeitgeber in einem Formulararbeitsvertrag aufgestellte Klausel, nach welcher der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber getragene Ausbildungskosten bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ohne jede Rücksicht auf den Beendigungsgrund zurückzahlen muss, ist unwirksam. Sie benachteiligt den Arbeitnehmer unangemessen (BAG 11.04.2006 – 9 AZR 610/05).
• Unwirksame Rückzahlungsvereinbarung: Eine Rückzahlungsklausel in AGB wegen gewährter Sondervergütungen, die dort unter den Vorbehalt bei Beendigung bestehender “anderslautender betrieblicher Regelungen” gestellt ist, begründet für Arbeitnehmer unüberschaubare Unklarheiten, welche Festlegungen aus welchen Quellen die vereinbarte Rückzahlungspflicht nach ihren Voraussetzungen verändern und auch verschlechtern können. Die Rückzahlungsklausel ist unwirksam (LAG Berlin-Brandenburg, 23.04.2021 – 12 Sa 1122/20).
• Die Rückzahlungspflicht an das Ausscheiden aufgrund Eigenkündigung des Arbeitnehmers innerhalb einer vereinbarten Bindungsfrist zu knüpfen, ohne Differenzierung des Grundes des vorzeitigen Ausscheidens, ist unzulässig. Ebenso benachteiligen solche Rückzahlungsklauseln, in denen der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis vor Ablauf der Bindungsdauer kündigt, weil es ihm unverschuldet dauerhaft nicht möglich ist, die geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen, unangemessen (BAG 01.03.2022 – 9 AZR 260/21).
• Die im Kündigungsschreiben des Arbeitnehmers geäußerte Bitte um Erstellung einer Rechnung über Fortbildungskosten, die der Arbeitgeber verauslagt hat, stellt auch in Verbindung mit der Erklärung des Arbeitnehmers, es sei ihm bewusst, dass durch die Weiterbildung und die Vertragsvereinbarung noch Kosten offen seien, ohne Hinzutreten weiterer Umstände kein selbständiges Schuldversprechen oder abstraktes Schuldanerkenntnis i.S.d. §§ 780, 781 BGB dar. (…) Eine Rückzahlungsklausel in einer Fortbildungsvereinbarung muss, um nicht unangemessen benachteiligend im Sinne des § 307 Abs. 1 BGB zu sein, deshalb u.a. vorsehen, dass die Rückzahlungsverpflichtung auch dann entfällt, wenn das Arbeitsverhältnis aus nicht vom Arbeitnehmer zu vertretenden personenbedingten Gründen, die bis zum Ablauf der Bleibedauer anhalten, vom Arbeitnehmer durch Ausspruch einer Kündigung oder aufgrund einer aus diesen Gründen geschlossenen Auflösungsvereinbarung beendet wird (LAG Hamm 29.01.2021 – 1 Sa 954/20).
• Ein „Volontariatsvertrag“ in dem sich ein „Volontär“ entsprechend, den vom Arbeitgeber vorformulierten Bedingungen verpflichtet, sich nach Abschluss des Berufsausbildungsverhältnisses an einer Hochschule unter Fortzahlung der Ausbildungsvergütung weiterzubilden und während der vorlesungsfreien Zeit entsprechend den Weisungen des Arbeitgebers in dessen Betrieb zu arbeiten, ist ein Verbrauchervertrag iSv. § 310 Abs. 3 BGB. 2. Eine Klausel, nach der eine generelle Rückzahlungsverpflichtung für die in der Vorlesungszeit fortgezahlte Ausbildungsvergütung vorgesehen ist, die diese jedoch für jeden Monat der späteren Tätigkeit anteilig mindern soll, ist unangemessen: a) nach § 307 Abs. 1 Satz 1 BGB, soweit sie keine Verpflichtung des Arbeitgebers enthält, den „Volontär“ nach erfolgreichem Abschluss des Studiums auch tatsächlich zu beschäftigen, b) nach § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB, soweit sie den „Volontär“ völlig im Unklaren lässt, zu welchen Arbeitsbedingungen er nach erfolgreichem Abschluss des Studiums vom Arbeitgeber beschäftigt werden soll (BAG 18.03.2008 – 9 AZR 186/07).

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